Hva omfattes av denne veiledningen?
Krav til grossister ved innførsel av legemidler til mennesker og dyr fra EØS-området er gitt i forskrift om grossistvirksomhet med legemidler (grossistforskriften). Krav til god distribusjonspraksis (GDP) utgitt av EU-kommisjonen er inntatt i forskriften.
Veiledningen omhandler ikke krav som stilles i henhold til regelverk som Legemiddelverket ikke forvalter, f.eks. lov 1988-12-23 nr. 104 om produktansvar og bestemmelser om tollsatser og avgifter ved import av legemidler.
For grossistvirksomhet med aktive stoffer (API) gjelder egne retningslinjer for god distribusjonspraksis (GDP) for API.
Aktiviteter som krever grossisttillatelse
Grossistvirksomhet med legemidler må ikke skje uten tillatelse fra Statens legemiddelverk eller, på visse vilkår, fra annen EØS-myndighet.
Innførsel av legemidler fra EØS-området, innkjøp, oppbevaring/ lagring, utlevering/ distribusjon/ salg, utførsel og eksport av legemidler, med unntak for utlevering til allmennheten og vanlig apotekvirksomhet, er å anse som grossistvirksomhet med legemidler.
Import fra land utenfor EØS-området (tredjeland) krever, med visse unntak, tillatelse i henhold til § 2-5 i forskrift om tilvirkning og import av legemidler.
Grossisttillatelse kreves også når virksomheten ikke selv skal utføre fysisk håndtering av legemidlene (varemottak, lagring, plukking og distribusjon). En forutsetning for grossisttillatelse, når virksomheten ikke selv forestår lagring og distribusjon, er at det foreligger avtale om slik håndtering med godkjent legemiddelgrossist.
Virksomheter som transporterer legemidler på oppdrag fra godkjente tilvirkere, legemiddelgrossister eller apotek, trenger ingen tillatelse fra Legemiddelverket. Det er oppdragsgivers ansvar at distribusjonen er forsvarlig.
Tilvirkere i EØS-området som innehar tilvirkertillatelse, kan drive grossistvirksomhet med de legemidler og i de lokaler som omfattes av tillatelsen. Ved utøvelse av slik virksomhet gis melding til Statens legemiddelverk.
Grossister i
EØS-området som innehar grossisttillatelse utstedt av sin nasjonale myndighet,
kan utføre de grossistaktiviteter som er dekket av tillatelsen, med unntak av
aktiviteter som er regulert i nasjonalt lovverk (f.eks detaljomsetning, distribusjon av uregistrerte legemidler mm.) og eget lagerhold.
Skillet mellom grossisttillatelse og markedsføringstillatelse
En grossisttillatelse gir rettigheter og plikter knyttet til innførsel, lagring, omsetning, utførsel og eksport av legemidler og er ikke knyttet til markedsføringstillatelsen til de produkter som innføres, lagres, omsettes, utføres eller eksporteres. Likeledes gir markedsføringstillatelsen i seg selv ikke tillatelse til grossistvirksomhet. De plikter som innehavere av markedsføringstillatelser har, er ikke omtalt i disse retningslinjene.
Legemiddeldetaljistavgift
I henhold til grossistforskriftens kapittel VI skal det beregnes en omsetningsbasert avgift på grossistomsetning av legemidler til apotek og til andre som selger legemidler til allmennheten samt på grossistomsetning til sluttbrukere av legemidler. Dersom grossisten forestår avgiftspliktig omsetning skal legemiddeldetaljistavgiften kreves inn og innrapporteres i tråd med kapittel VI i grossistforskriften.
Grossistforskriften - spesifikke krav ved norsk grossisttillatelse
Personale
Grossister skal utpeke en person som har master i farmasi eller tilsvarende utdanning som ansvarlig for den farmasøytisk-faglige del av virksomheten, jf. grossistforskriften § 6. Legemiddelverket kan, når særlige grunner foreligger, gjøre unntak fra spesifikke kvalifikasjonskrav til virksomhetens farmasøytisk-faglig ansvarlig person (FFA). Det forutsettes likevel at FFA har relevant erfaring og kunnskap til å ivareta oppgaven.
I de tilfeller der grossisten ikke selv foretar lagring (og distribusjon), og dette ivaretas av annen godkjent grossist (tredjepartsgrossist), kan Legemiddelverket vurdere å gi unntak fra faglige krav. En forutsetning for å innvilge unntak fra kvalifikasjonskravene i slike tilfeller, er at tredjepartsgrossistens FFA har graden master i farmasi eller tilsvarende utdanning.
For spesielle grossistaktiviteter som direkteleveranser til helsetjeneste/dyreeier-veterinær, import fra tredjeland av legemidler innvilget godkjenningsfritak (jf. tilvirkningsforskriften § 3-1 og legemiddelforskriften § 2-5), eller legemidler fra EØS som ikke har markedsføringstillatelse eller godkjent klinisk studieprotokoll innenfor EØS-området, kreves FFA med master i farmasi eller tilsvarende utdanning.
Virksomhetens FFA føres opp i grossisttillatelsen, og ved endring av FFA ut over 6 måneder skal det sendes endringsmelding til Legemiddelverket.
FFA skal påse at virksomheten drives i samsvar med krav i grossistforskriften og GDP. FFA kan delegere oppgaver, men kan ikke delegere ansvar, herunder oppgaver som innebærer ansvar (jfr. GDP pkt. 2.2).
Alt personell som deltar i produktkritiske prosesser skal ha mottatt opplæring. Behov for opplæring skal gjennomgås minst årlig. Gjennomført opplæring og gjennomgang av opplæringsbehov skal være dokumentert.
Kvalitetssystem
Ansvarsforhold og arbeidsoppgaver knyttet til grossisttillatelsen skal være entydig beskrevet ved hjelp av organisasjonskart, stillingsbeskrivelser o.l.
Det skal foreligge spesifiserende dokumentasjon for produktkritiske prosesser i form av prosedyrer, instrukser, sjekklister, skjemaer, flytdiagram o.l. Den spesifiserende dokumentasjonen skal være styrt.
Detaljering og omfang av dokumentasjonen skal ta utgangspunkt i betraktninger av risiko og sårbarhet i prosessene.
FFA for grossistvirksomheten skal minst årlig gjennomgå kvalitetssystemet for å fastslå i hvilken grad systemet etterleves og er virkningsfullt. Resultatet av gjennomgåelsen skal dokumenteres og fremlegges for virksomhetens øverste ledelse. Ledelsens behandling og oppfølging av resultatene skal dokumenteres.
Lokaler
Lokaler hvor grossisten oppbevarer registreringer over mottatte, lagrede og solgte varepartier skal være sikret mot innbrudd (Beskyttelsesklasse 1 - FG).
Kontroll av leverandører og kunder
Grossisten skal forsikre seg om at leverandører og kunder innehar nødvendige tillatelser til omsetning av legemidler (tilvirkertillatelse/ grossisttillatelse/ importtillatelse). Kopi av slik tillatelse skal innhentes ved opprettelse av nye leverandør- eller kundeforhold, dersom tillatelsens gyldighetsdato passeres eller dersom det er mer enn fem år siden tillatelsen ble utstedt.
Produktregister
Det skal foreligge et register som for hvert produkt angir:
- Holdbarhetstid
- Lagrings-/forsendelsesforhold (temperaturintervall)
- Om produktet krever særskilt sertifikat ved import og eksport, jf. narkotikaforskriften.
- Om det foreligger særskilte krav til innbruddsikring
- Godkjenningsstatus (markedsføringstillatelse eller godkjenningsfritak)
- Reseptgruppe (A, B, C, reseptfritt, reseptfritt utenom apotek)
Det skal foreligge skriftlig prosedyre for innlegging, endring og vedlikehold av registeret. Det skal jevnlig tas sikkerhetskopi av registreringer som foreligger i elektronisk form. Adgang til å endre fysiske eller elektroniske registreringer skal være formelt styrt og i størst mulig grad begrenset. Tilgang til å gjøre endringer i elektroniske registreringer skal være beskyttet med individuelle passord. Opplysningene i registeret skal gjøres tilgjengelig for den legemiddelgrossisten som forestår den fysiske varehåndteringen.
Transaksjonsregistreringer
For å sikre mulighet for effektiv tilbakekalling skal følgende transaksjonsopplysninger til enhver tid være tilgjengelige:
- Legemidlets navn, styrke og beredningsform
- Transaksjonsdato
- Kvantum mottatt/levert/returnert/destruert
- Navn og adresse på leverandør/mottaker
- Legemidlets utløpsdato
- Batch-/lot.nr (ved salg til grossister)
Transaksjonsopplysningene skal gjøre det mulig å raskt identifisere eventuelle leverandører og mottakere av et spesifikt vareparti (batch-/lot.nr.), samt dato og kvantum for mottatte eller leverte produkter. Adgang til å endre fysiske eller elektroniske registreringer skal være formelt styrt og i størst mulig grad begrenset. Tilgang til å gjøre endringer i elektroniske registreringer skal være beskyttet med individuelle passord.
Oppfølging av grossist som forestår fysisk håndtering
Grossister som kjøper lagrings- og/eller distribusjonstjenester av andre grossister (tredjepartspartgrossister), skal regelmessig følge opp at tredjepartsgrossisten forestår den fysiske varehåndteringen, lagrer og distribuerer legemidlene i overensstemmelse med betingelsene som følger grossistens produktregister og gjeldende GDP-retningslinjer.
Behandling av meldinger om kvalitetssvikt
Grossisten skal behandle alle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt som grossisten mottar og som berører legemidler som grossisten har innført til Norge, uansett om legemidlet har markedsføringstillatelse eller ikke.
Les mer om tiltak/melderutiner ved kvalitetssvikt.
Oppbevaring av gratisprøver i egne lokaler
Legemidlene skal oppbevares i lokaler med adgangskontroll (tilgang kun for relevant personell) og under de oppbevaringsbetingelser som er fastsatt for legemidlene. Oppbevaringsbetingelsene skal overvåkes og dokumenteres. Registreringer skal oppbevares i minst 3 år. For øvrig vises det til bestemmelser om gratisprøver i legemiddelforskriften.
Oppbevaring av legemidler til kliniske utprøvninger
Legemidler til kliniske utprøvninger skal oppbevares i egne egnede lokaler. Legemidlene skal oppbevares avlåst (med adgangskontroll) og under de oppbevaringsbetingelser som gjelder for legemidlene. Oppbevaringsbetingelsene skal overvåkes og dokumenteres. Registreringer skal oppbevares i minst 15 år. For øvrig vises det til Forskrift 2009-10-30 nr. 1321 om klinisk utprøving av legemidler til mennesker.
Opplysningsplikt overfor Legemiddelverket og MT-innehaver
På forespørsel skal grossisten kunne fremlegge oppgaver over innkjøp og salg for alle produkter. Oppgavene skal kunne leveres elektronisk i allment tilgjengelig dataformat. Grossisten skal også melde fra til Legemiddelverket om alle forhold som er av betydning for grossisttillatelsen.
Leveringssvikt
Aktørene i legemiddelforsyningskjeden har et felles ansvar for at nødvendige legemidler til enhver tid er tilgjengelige i Norge. Grossister skal derfor aktivt bidra til formidling og kvalitetssikring av salgsprognoser, opplysninger om leveringstider og endringer i leveringsevne, samt andre opplysninger som er av betydning for forsyningsplanleggingen både hos leverandører og kunder.
Ved mangelsituasjon skal legemiddelverket varsles.
Leveringsplikt og krav til beredskapslager av enkelte legemidler
Grossister som selger legemidler til apotek, vil ha krav om leveringsplikt og krav til leveringstid for de legemidlene grossisten leverer til apotek. Les mer om leveringsplikt.
Videre vil de ha plikt til å holde et beredskapslager av viktige legemidler, som for eksempel blodfortynnende legemidler og legemidler til behandling av diabetes, allergisk sjokk, HIV og tuberkulose.
Beredskapslageret skal tilsvare to måneders ordinær omsetning og kommer i tillegg til det lageret grossisten ellers ville hatt. Grossistens kostnader ved lagerhold kompenseres ved at maksimal innkjøpspris for apotek heves med 1% for de aktuelle legemidlene fra samme dato. Kravet er tatt inn i grossistforskriften fra 1. januar 2016, jf. §5.
Krav om beredskapslager gjelder de legemiddelgruppene som er oppført i liste som står som vedlegg i grossistforskriften.
GDP-sertifikat
Virksomheter med grossisttillatelse utstedt av Statens legemiddelverk vil være gjenstand for GDP-tilsyn fra Statens legemiddelverk. Virksomheter som har hatt tilsyn har krav på et GDP-sertifikat forutsatt at alle kritiske og store avvik er lukket. GDP-sertifikatet er ikke gyldig dersom det er mer enn fem år siden tilsynet ble gjennomført.
Spørsmål og svar om grossisttillatelse, grossistregelverket og GDP-retningslinjene
