Tiltak ved kvalitetssvikt på legemidler

Kvalitetssvikt ved et legemiddel kan resultere i pasientskade eller feilbehandling. Dersom kvalitetssvikt oppdages, kan det være viktig å få stoppet videre salg og om nødvendig varsle helse- eller dyrehelsetjenesten og pasienter. Det kan dessuten være behov for å vurdere nytten av legemidlet opp mot risikoen ved bruk av et produkt med kvalitetssvikt og i noen tilfeller akseptere at legemidler forblir i forsyningskjeden til tross for kvalitetssvikt.

Eksempler på kvalitetssvikt er feil ved selve legemidlet, avvik fra godkjent markedsføringstillatelse (MT) som avvik fra spesifikasjonene, GMP svikt hos legemiddelsubstansprodusent eller legemiddelprodusent, feil merking, skade på emballasjen eller doseringsutstyr som kan påvirke bruk av legemidlet.

Hvem har meldeplikt?

Den som importerer legemidler til Norge, ofte ansvarlig MT-innehaver, skal ha et system for å ta imot meldinger om kvalitetssvikt som de får fra inn- og utland.

I Norge ivaretas videre varsling overfor apotek av de tre store legemiddelgrossistene gjennom avtaler med virksomheten som har ansvaret for innførselen av legemidlet.

Virksomheter som selv distribuerer legemidler til apotek og ikke via de tre store apotekgrossistene, eller ikke har inngått avtale med disse om melding om tilbakekalling fra apotek («Salgsstopp»), må selv sørge for system for varsling/tilbakekalling. Det samme gjelder også for virksomheter som selger legemidler i butikk, LUA-utsalg. (LUA = legemidler utenom apotek.)

Det samme gjelder meldinger om kvalitetssvikt mellom grossister, samt mellom tilvirker og grossist.

Norske legemiddelprodusenter har tilsvarende plikter uavhengig av om legemidlene er beregnet på det norske eller utenlandske markedet.

Meldeplikt overfor Statens legemiddelverk

Legemiddelverket skal ha informasjon om meldinger som sendes mellom aktører i legemiddeldistribusjonskjeden vedrørende forhold, konstaterte eller mistenkte, som kan resultere i salgsstopp, tilbaketrekninger eller på annen måte representerer en kvalitetssvikt som kan utgjøre en risiko eller ulempe for sluttbrukeren av et legemiddel. Legemiddelverket ønsker også en kort redegjørelse for årsakene til det observerte problemet, i den utstrekning årsaken er kjent eller antatt kjent.

Rapporteringen til Legemiddelverket skal være skriftlig, eventuelt supplert av andre kontaktformer dersom situasjonen tilsier det.

Betegnelsen «legemiddeldistribusjonskjeden» omfatter i denne sammenheng handlinger etter produsentens frigivning av legemiddelet for salg (Qualified Person release) og frem til legemidlet er utlevert til sluttbruker.

Meldeplikt om kvalitetssvikt omfatter ikke forhold knyttet til virkestoffets eller legemiddelets farmakologiske eller toksikologiske egenskaper; pålegget om å melde kvalitetssvikt er ikke ment å omfatte bivirkningsrapportering eller manglende effekt for de fleste legemidler («safety» og «efficacy»). Les mer om rapportering av bivirkninger.

Håndtering og rapportering i forbindelse med observert manglende effekt av et legemiddel er beskrevet i GVP modul VI.

Melderutiner

Dersom grossisten varsles fra MT-innehaver, tilvirker, annen grossist eller myndigheter om at et vareparti skal salgsstoppes/tilbakekalles, skal grossisten varsle kunder (dvs. andre grossister eller detaljister) de har solgt det berørte legemidlet til, og forsikre seg om at meldingen om kvalitetssvikt har nådd frem til kjøperen. Kvalitetssvikt som ansees som så alvorlig at brukere må varsles via massemedia, skal iverksettes av MT-innehaver i samråd med Legemiddelverket.

Meldingen til berørte kunder skal inneholde:

• Varenummer
• Handelsnavn
• Legemiddelform
• Styrke
• Batchnummer
• Partiets størrelse
• Beskrivelse av kvalitetssvikten
• Hvordan og hvor kvalitetssvikten ble oppdaget
• Konsekvenser/faremomenter
• Klassifisering av kvalitetssvikten
• Hvor omfattende tilbaketrekningen skal være - hvilke ledd i distribusjonskjeden som skal involveres

Me​​​ldingen skal være utformet slik at mottaker ved behov kan sende den i sin helhet videre til sine kunder (apotek/detaljist) for å unngå tidstap. Meldingen skal være tydelig merket «Kvalitetssvikt». Legemiddelverket skal motta kopi av alle meldinger om tilbakekalling av legemidler.

MT-innehavere og tilvirkere skal informere Legemiddelverket per e-post om kvalitetssvikt i forkant eller samtidig som informasjon sendes til relevante grossister.

MT-innehavere og tilvirkere for sentralt godkjente legemidler i EMA, hvor kvalitetssvikt også skal meldes til EMA, kan benytte samme skjema ved informasjon til Legemiddelverket.

Legemiddelverket skal ha kopi av eventuell melding om å iverksette salgsstopp/tilbakekalling.

I samtlige tilfeller nevnt over skal melding sendes til e-post: rapidalert@legemiddelverket.no

Last ned skjema for melding om kvalitetssvikt

Ved behov for å melde alvorlige kvalitetssviktsaker som haster utenom Legemiddelverkets åpningstid, kan man ringe telefon 992 89 679 (direktør Legemiddelverket).

Ved behov for å ringe i Legemiddelverkets åpningstid benyttes telefonnummer til sentralbord 22 89 77 00, som vil sette over til vakthavende saksbehandler. Også ved telefonkontakt skal informasjon oversendes skriftlig.

Oppfølging av kvalitetssvikt og salgsstopp/tilbakekalling

Dersom legemidlet tilbakekalles slik som beskrevet ovenfor, skal Legemiddelverket i etterkant motta en rapport fra MT-innehaver/tilvirker/grossist om årsakene til kvalitetssvikten og hvilke forebyggende og korrigerende tiltak som melderen har planlagt eller gjennomført for å hindre gjentagelse.

Rapporten skal også inneholde et regnskap over tilbakekalte produkter og være mottatt av Legemiddelverket innen en måned etter at kvalitetssvikten ble meldt. 

Legemiddelverkets rolle

Legemiddelverket påser at nødvendige tiltak for å stanse omsetning mv iverksettes og bistår når det er aktuelt å varsle publikum gjennom media. Om nødvendig fatter Legemiddelverket vedtak om salgsstopp/tilbakekalling. 

Krav til interne rutiner hos grossist og MT-innehaver, inkludert klassifisering av kvalitetssvikt

Grossisten skal behandle alle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt som grossisten mottar og som berører legemidler som grossisten har innført til Norge. Det gjelder uansett om legemidlet har markedsføringstillatelse eller ikke. Meldingene kan komme fra tilvirker, andre grossister, pasienter, leger, Legemiddelverket eller andre som melder mistenkt eller påvist kvalitetssvikt til grossisten.

Meldingene skal behandles av en person som er utpekt av ledelsen hos grossisten. Ansvaret skal være nedfelt i stillingsinstruks og vedkommende skal ha en fast stedfortreder slik at det alltid (24 timer) er noen hos grossisten som kan behandle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt. Det skal være etablert en skriftlig prosedyre for registrering og behandling av meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt ved legemidler. Meldingen skal videreformidles til tilvirker/innehaver av markedsføringstillatelsen (MT-innehaver). Om nødvendig innhentes utfyllende opplysninger fra klageren om bakgrunnen for henvendelsen.

Veiledning til MT-innehaver/tilvirker/grossist for å klassifisere kvalitetssvikten:

Batchspesifikke endringer

I noen unntakstilfeller kan det være nødvendig og ønskelig for MT innehaver å søke om batchspesifikke endringer når produserte, ikke QP-frislupne enkeltbatcher avviker fra godkjente MT-søknad, for eksempel ved produksjonsproblemer og det er ønskelig å beholde disse på markedet (og eventuelt selge disse). For mer informasjon, se søknad om batchspesifikke endringer. 

Melding av andre avvik

 Følgende avvik skal også meldes Legemiddelverket via rapidalert@legemiddelverket.no :

• Kvalitetssvikt ved apotekfremstilte legemidler skal alltid meldes direkte til Statens legemiddelverk, se veiledning avvik ved apotektilvirkning.
• Informasjon om mistenkte og bekreftede forfalskninger av legemidler på det norske markedet eller tilvirket av norsk produsent beregnet for andre markeder.
• Informasjon om legemidler som er stjålet ved transport, innbrudd eller ran fra grossist, MT-innehaver eller tilvirker.
• Større mengder svinn av narkotika fra grossister, MT-innehavere og tilvirkere i henhold til Narkotikaforskriften § 15.

Legemiddelverket deltar i et internasjonalt samarbeid hvor myndighetene gjensidig har ansvar for å varsle hverandre om forhold der det er risiko for å introdusere legemidler med ukjent historikk, f. eks stjålne legemidler tilbake i legal legemiddeldistribusjonskjede. Slike legemidler blir per definisjon omtalt som falske legemidler.

Europeisk samarbeid

Som del av EØS-samarbeidet har Norge de samme forpliktelser som EU-land til å varsle hverandre om kvalitetssvikt på legemidler. En alvorlig kvalitetssvikt oppdaget i et annet EØS-land vil derfor raskt bli formidlet til Legemiddelverket og omvendt. Slike meldesystemer er etablert for en rekke varegrupper innenfor EØS-området på grunn av prinsippet om fri flyt av varer. Meldesystemet for legemidler omfatter også land utenfor EØS-området (PIC/S og land med MRA-avtale).​​​​​​​

Melding fra pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell

Hvis pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell oppdager en feil eller avvik ved et legemiddel kan det være nyttig å kjenne til hvordan man reklamerer på legemidlet. Man skal da i første omgang henvende seg til nærmeste apotek eller butikk hvor man kjøpte legemidlet ettersom de er forpliktet til å ta imot klagen.

Eksempler på feil som kan føre til reklamasjon:

• ødelagt legemiddel (for eksempel knekte tabletter, kapsler med hull m.m.)
• feil utseende, farge, lukt, smak eller konsistens for legemidlet
• brutt indre emballasje
• utfelling i et flytende legemiddel
• feil på tekniske komponenter (for eksempel sprøytemunnstykker, sprøyter, applikatorer)
• feilaktig tekst på emballasje eller pakningsvedlegg

Butikker som selger legemidler utenfor apotek (LUA) skal føre oversikt over reklamasjoner på legemidler de har solgt. Reklamasjoner skal undersøkes, og mulige feil og kvalitetsmangler skal rapporteres til grossist, importør eller produsent.

Apotek skal føre oversikt over reklamasjoner på legemidler som apoteket har utlevert. Reklamasjoner skal undersøkes og ved feil eller kvalitetsmangler skal melding gis til legemidlets importør eller produsent.

Som pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell kan man også kontakte importør direkte, som oftest er dette firmaet som har markedsføringstillatelse (MT) i Norge. Kontaktinformasjon til MT-innehaver er vanligvis oppgitt på pakningsvedlegget for legemidlet.

Ved reklamasjon må man alltid oppgi nøyaktig produktnavn (inkludert styrkeangivelse, pakningsstørrelse, batch eller lot-nummer), hvor legemidlet ble kjøpt og beskrive den aktuelle feilen. Ofte vil det være relevant å sende med den aktuelle pakningen, slik at MT-innehaver kan videresende den til tilvirkeren for utredning. Når klagen er utredet er det  forventet at produsent eller MT-innehaver gir en tilbakemelding via distribusjonskjeden, eventuelt rett til den som har klaget. Hvis MT-innehaver avdekker en kvalitetssvikt ved legemidlet, har de meldeplikt til Legemiddelverket.

Hvis pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell har kontaktet apotek, grossist, MT-innehaver eller produsent og ikke fått respons på reklamasjonen, kan man kontakte  Legemiddelverket. Legemiddelverket vil følge opp saken hvis kvalitetssvikten vurderes å være meldepliktig. 

Kontroll av tilbakekallingsrutine (mock recall) 

Se spørsmål og svar – Grossisttillatelser, nasjonalt regelverk for grossistvirksomhet og GDP-retningslinjer.