​​​​​Krav til grossister ved innførsel av legemidler til mennesker og dyr fra EØS-området er gitt i grossistforskriften.

Veiledningen omhandler ikke krav som stilles i henhold til regelverk som Legemiddelverket ikke forvalter, f.eks. lov 1988-12-23 nr. 104 om produktansvar og bestemmelser om tollsatser og avgifter ved import av legemidler.

Innførsel av legemidler fra EØS-området, innkjøp, oppbevaring/ lagring, utlevering/ distribusjon/ ​salg, utførsel og eksport av legemidler, med unntak for utlevering til allmennheten og vanlig apotekvirksomhet, er å anse som grossistvirksomhet med legemidler.

Import fra land utenfor EØS-området (tredjeland) krever, med visse unntak, tillatelse i henhold til § 2-5 i forskrift om tilvirkning og import av legemidler.

Grossisttillatelse

Grossistvirksomhet med legemidler må ikke skje uten tillatelse fra Statens legemiddelverk.

Grossisttillatelse kreves også når virksomheten ikke selv skal utføre fysisk håndtering av legemidlene (varemottak, lagring, plukking og distribusjon). En forutsetning for grossisttillatelse, når virksomheten ikke selv forestår lagring og distribusjon, er at det foreligger avtale om slik håndtering med godkjent legemiddelgrossist.

Les mer om grossisttillatelse.

Tilvirkere i EØS-området som innehar tilvirkertillatelse, kan drive grossistvirksomhet med de legemidler og i de lokaler som omfattes av tillatelsen, ved utøvelse av slik virksomhet gis melding til Statens legemiddelverk.

Skillet mellom grossisttillatelse og markedsføringstillatelse

En grossisttillatelse gir rettigheter og plikter knyttet til innførsel, lagring, omsetning, utførsel og eksport av legemidler og er ikke knyttet til markedsføringstillatelsen til de produkter som innføres, lagres, omsettes eller eksporteres. Likeledes gir markedsføringstillatelsen i seg selv ikke tillatelse til grossistvirksomhet. De plikter som innehavere av markedsføringstillatelser har, er ikke omtalt i disse retningslinjene.

Legemiddelavgift

I henhold til grossistforskriftens kapittel VI skal det beregnes legemiddelavgift på grossistomsetning av legemidler til apotek og andre som selger legemidler til allmennheten, samt sluttbrukere av legemidler. Dersom grossisten forestår avgiftspliktig omsetning skal legemiddelavgiften kreves inn og innrapporteres i tråd med kapittel VI i grossistforskriften.

Grossistforskriften - andre spesifikke krav

Personale

Grossister skal utpeke en person som har master i farmasi eller tilsvarende utdanning som ansvarlig for den farmasøytisk-faglige del av virksomheten, jf. grossistforskriften § 6. Legemiddelverket kan, når særlige grunner foreligger, gjøre unntak fra spesifikke kvalifikasjonskrav til virksomhetens farmasøytisk-faglig ansvarlig person (FFA). Det forutsettes likevel at FFA har relevant erfaring og kunnskap til å ivareta oppgaven.

I de tilfeller der grossisten ikke selv foretar lagring (og distribusjon), og dette ivaretas av annen godkjent grossist (tredjepartsgrossist), vil Legemiddelverket vurdere å gi unntak fra faglige krav. En forutsetning for å innvilge unntak fra kvalifikasjonskravene i slike tilfeller, er at tredjepartsgrossistens FFA har graden master i farmasi eller tilsvarende utdanning.

For spesielle grossistaktiviteter som direkteleveranser til helsetjeneste/dyreier-veterinær, import av legemidler fra tredjeland (jf. tilvirkningsforskriften § 3-1) med mer, kreves FFA med master i farmasi eller tilsvarende utdanning.

Virksomhetens FFA føres opp i grossisttillatelsen, og ved endring av FFA skal det sendes endringsmelding til Legemiddelverket.

FFA skal påse at virksomheten drives i samsvar med krav i grossistforskriften, herunder Good Distribution Practice (GDP). FFA kan delegere oppgaver og myndighet, men ikke ansvar.

Alt personell som deltar i produktkritiske prosesser skal være opplært. Behov for opplæring skal gjennomgås minst årlig. Gjennomført opplæring og gjennomgang av opplæringsbehov skal dokumenteres.

Kvalitetssystem

Ansvarsforhold og arbeidsoppgaver knyttet til grossisttillatelsen skal være entydig beskrevet ved hjelp av organisasjonskart, stillingsbeskrivelser o.l.

Det skal foreligge spesifiserende dokumentasjon for produktkritiske prosesser i form av prosedyrer, instrukser, sjekklister, skjemaer, flytdiagram o.l. Den spesifiserende dokumentasjonen skal være styrt.

Detaljering og omfang av dokumentasjonen skal ta utgangspunkt i betraktninger av risiko og sårbarhet i prosessene.

FFA for grossistvirksomheten skal minst årlig gjennomgå kvalitetssystemet for å fastslå i hvilken grad systemet etterleves og er virkningsfullt. Resultatet av gjennomgåelsen skal dokumenteres og fremlegges for virksomhetens øverste ledelse. Ledelsens behandling og oppfølging av resultatene skal dokumenteres.

Lokaler

Lokaler hvor grossisten oppbevarer registreringer over mottatte, lagrede og solgte varepartier skal være sikret mot innbrudd (Beskyttelsesklasse 1 - FG).

Kontroll av leverandører og kunder

Grossisten skal forsikre seg om at leverandører og kunder innehar nødvendige tillatelser til omsetning av legemidler (tilvirkertillatelse/ grossisttillatelse/ importtillatelse). Kopi av slik tillatelse skal innhentes ved opprettelse av nye leverandør- eller kundeforhold, dersom tillatelsens gyldighetsdato passeres eller dersom det er mer enn fem år siden tillatelsen ble utstedt.

Produktregister

Det skal foreligge et register som for hvert produkt angir:

  • Holdbarhetstid
  • Lagrings-/forsendelsesforhold (temperaturintervall)
  • Om produktet krever særskilt sertifikat ved import og eksport, jf. narkotikaforskriften.
  • Om det foreligger særskilte krav til innbruddsikring
  • Godkjenningsstatus (markedsføringstillatelse eller godkjenningsfritak)
  • Reseptgruppe (A, B, C, reseptfritt, reseptfritt utenom apotek)

Det skal foreligge skriftlig prosedyre for innlegging, endring og vedlikehold av registeret. Det skal jevnlig tas sikkerhetskopi av registreringer som foreligger i elektronisk form. Adgang til å endre fysiske eller elektroniske registreringer skal være formelt styrt og i størst mulig grad begrenset. Tilgang til å gjøre endringer i elektroniske registreringer skal være beskyttet med individuelle passord. Opplysningene i registeret skal gjøres tilgjengelig for den legemiddelgrossisten som forestår den fysiske varehåndteringen.

Transaksjonsregistreringer

For å sikre mulighet for effektiv tilbakekalling skal følgende transaksjonsopplysninger til enhver tid være tilgjengelige:

  • Legemidlets navn, styrke og beredningsform
  • Transaksjonsdato
  • Kvantum mottatt/levert/returnert/destruert
  • Navn og adresse på leverandør/mottaker
  • Legemidlets utløpsdato
  • Batch-/lot.nr (ved salg til grossister)

Transaksjonsopplysningene skal gjøre det mulig å raskt og identifisere eventuelle leverandører og mottakere av et spesifikt vareparti (batch-/lot.nr.), samt dato og kvantum for mottatte eller leverte produkter. Adgang til å endre fysiske eller elektroniske registreringer skal være formelt styrt og i størst mulig grad begrenset. Tilgang til å gjøre endringer i elektroniske registreringer skal være beskyttet med individuelle passord.

Oppfølging av grossist som forestår fysisk håndtering

Grossister som kjøper lagrings og/eller distribusjonstjenester av andre grossister (tredjepartspartgrossister), skal regelmessig følge opp at tredjepartsgrossisten forestår den fysiske varehåndteringen, lagrer og distribuerer legemidlene i overensstemmelse med betingelsene som følger grossistens produktregister og gjeldende GDP-retningslinjer.

Behandling av meldinger om kvalitetssvikt

Grossisten skal behandle alle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt som grossisten mottar og som berører legemidler som grossisten har innført til Norge uansett om legemidlet har markedsføringstillatelse eller ikke. Meldingene kan komme fra tilvirker, andre grossister, apotek, pasienter, leger, Legemiddelverket eller andre som melder mistenkt eller påvist kvalitetssvikt til grossisten.

Meldingene skal behandles av en person som er utpekt av ledelsen hos grossisten. Ansvaret skal være nedfelt i stillingsinstruks og vedkommende skal ha en fast stedfortreder slik at det alltid (24 timer) er noen hos grossisten som kan behandle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt. Det skal være etablert en skriftlig prosedyre for registrering og behandling av meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt ved legemidler. Meldingen skal behandles av en utpekt person eller stedfortreder som sørger for å formidle informasjonen til tilvirker/innehaver av markedsføringstillatelsen (MT-innehaver). Om nødvendig innhentes utfyllende opplysninger fra klageren om bakgrunnen for henvendelsen. MT-innehaver skal klassifisere kvalitetssvikten i henhold til matrisen under:

Klassifisering av risiko
​Klasse1
Potensielt livstruende​​ eller​​ kan utgjøre en alvorlig helserisiko
Klasse 2
Kan forårsak​e sykdom/skade eller feilbehandling​
Klasse 3
Sannsynligvis ingen skadelige virkninger for pasient​
Aksjon​
Tilbakekalling fra alle ledd i distribusjonskjeden inkludert sluttbruker (publikum og helsetjeneste)
​Alternativ 1:
Tilbakekalling fra alle ledd i distribusjonskjeden inkludert sluttbruker (publikum og helse-tjeneste)
Alternativ 2:
Tilbakekalling fra alle distribusjonsledd med unntak av sluttbruker
​Alternativ 1:
Tilbakekalling fra alle distribusjonsledd med unntak av sluttbruker
Alternativ 2:
Tilbakekalling fra en begrenset del av distribusjonskjeden, f.eks. grossist
Alternativ 3:
Ingen aksjon nødvendig
Tidskrav​​Tilbakekalling straks - uten opphold ​Varsel om tilbakekalling skal være mottatt av alle aktuelle ledd i kjeden innen 24 timer​Varsel om tilbakekalling skal være mottatt av alle aktuelle ledd i kjeden innen 2 virkedager

Dersom grossisten varsles fra MT-innehaver, tilvirker, grossist eller myndigheter om at et vareparti skal salgstoppes/tilbakekalles, skal grossisten varsle alle kunder (dvs. andre grossister eller detaljister) de har solgt det berørte legemidlet til, og forsikre seg om at meldingen om kvalitetssvikt har nådd frem til kvalitetsansvarlig hos kjøperen. Kvalitetssvikt som ansees som så alvorlig at brukere må varsles via massemedia, skal iverksettes av MT-innehaver i samråd med Statens legemiddelverk.

Grossistens melding til berørte kunder skal inneholde:

  • Varenummer
  • Handelsnavn
  • Legemiddelform
  • Styrke
  • Batchnummer
  • Partiets størrelse
  • Beskrivelse av kvalitetssvikten
  • Hvordan og hvor kvalitetssvikten ble oppdaget
  • Konsekvenser/faremomenter
  • Klassifisering av kvalitetssvikten
  • Hvor omfattende tilbaketrekningen skal være - hvilke ledd i distribusjonskjeden som skal involveres

Me​​​ldingen skal være utformet slik at mottaker kan sende den i sin helhet videre til sine kunder (apotek/detaljist). Dette for å unngå tidstap. Meldingen skal være tydelig merket ”Kvalitetssvikt”. Det bør utarbeides ferdig mal for slike meldinger. Legemiddelverket skal motta kopi av alle meldinger om tilbakekalling av legemidler. Kopiene sendes per e-post fra grossist til Legemiddelverket (rapid_alert@legemiddelverket.no) samtidig som den sendes til andre relevante grossister.

Dersom legemidlet tilbakekalles slik som beskrevet ovenfor, skal Legemiddelverk motta en rapport fra MT-innehaver om årsakene til kvalitetssvikten og hvilke tiltak som er truffet for å hindre gjentagelse. Slik rapport skal inneholde et regnskap over tilbakekalte produkter og være mottatt av Legemiddelverket innen en måned etter at kvalitetssvikten ble meldt.

Oppbevaring av gratisprøver i egne lokaler

Legemidlene skal oppbevares i lokaler med adgangskontroll (tilgang kun for relevant personell) og under de oppbevaringsbetingelser som er fastsatt for legemidlene. Oppbevaringsbetingelsene skal overvåkes og dokumenteres. Registreringer skal oppbevares i minst 3 år. For øvrig vises det til bestemmelser om gratisprøver i legemiddelforskriften.

Legemidler til kliniske utprøvninger skal oppbevares i egne egnede lokaler. Legemidlene skal oppbevares avlåst (adgangskontroll) og under de oppbevaringsbetingelser som gjelder for legemidlene. Oppbevaringsbetingelsene skal overvåkes og dokumenteres. Registreringer skal oppbevares i minst 15 år. For øvrig vises det til Forskrift 2009-10-30 nr. 1321 om klinisk utprøving av legemidler til mennesker.

Opplysningsplikt overfor Legemiddelverket og MT-innehaver

På forespørsel skal grossisten kunne fremlegge oppgaver over innkjøp og salg for alle produkter. Oppgavene skal kunne leveres elektronisk i allment tilgjengelig dataformat. Grossisten skal også melde fra til Legemiddelverket om alle forhold som er av betydning for grossisttillatelsen.

Leveringssvikt

Aktørene i legemiddelforsyningskjeden har et felles ansvar for at nødvendige legemidler til enhver tid er tilgjengelige i Norge. Grossister skal derfor aktivt bidra til formidling og kvalitetssikring av salgsprognoser, opplysninger om leveringstider og endringer i leveringsevne, samt andre opplysninger av betydningen for forsyningsplanlegging både hos leverandører og kunder. 

Det er meldeplikt knyttet til kvalitetsavvik i distribusjonskjeden. Melding om leveringssvikt sendes: pi@legemiddelverket.no.

Ved mangelsituasjon skal legemiddelverket varsles.

Publisert: 09.08.2016