Ytelsesstudier som krever en søknad til Legemiddelverket

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​En ytelsesstudie skal søkes til Legemiddelverket dersom den innebærer et av følgende:

a. ​Kirurgisk invasiv prøvetaking bare for ytelsesstudiens skyld.

b. Testresultatene kan påvirke beslutninger om pasientbehandling og/eller brukes som veiledning for behandlingen.

c. Andre invasive prosedyrer eller andre risikoer for forsøkspersonene

d. Utstyret som undersøkes er et utstyr til behandlingsveiledende diagnostikk (‘companion diagnostic’ (CDx))*. 

*Søknadsplikten gjelder ikke dersom det i studien kun skal brukes restprøver. For CDx-ytelsesstudier som kun benytter restprøver skal det sendes en notifikasjon til Legemiddelverket. Dette gjøres ved å sende en e-post med en kort beskrivelse av ytelsesstudien til medisinsk.utstyr@legemiddelverket.no.

​En oversikt over dokumentene som skal sendes inn er beskrevet nedenfor.  

Sjekkliste med oversikt over dokumentene som sendes inn

Sjekklisten ‘IVDR Annex XIV checklist’ fylles ut og legges ved

Søknadsskjema

Søknadskjemaet (‘Application form’) skal være utfylt og signert. Vedlegg A, B og/eller C benyttes ved behov.

Investigator’s Brochure (Orientering til utprøver)

Investigator’s Brochure (IB) skal inneholde informasjonen om utstyret beregnet på ytelsesstudier som er relevant for studien, og som er tilgjengelig på søknadstidspunktet. IB skal utformes i samsvar med IVDR vedlegg XIV, kapittel I, avsnitt 2 og fortrinnsvis følge rekkefølgen til underpunktene.  

Listen det refereres til i punkt 2.7 kan fylles inn i malen «GSPR and standards check list». Det må oppgis om standardene og de felles spesifikasjonene som er anvendt, er helt eller delvis oppfylt. Innholdet bør oppfylle best practice som beskrevet i Annex C i ISO 20916:2019.

Clinical Performance Study Plan (Plan for studier av klinisk ytelse)

Clinical Performance Study Plan (CPSP) skal utformes i samsvar med IVDR vedlegg XIII, del A, punkt 2.3.2 og fortrinnsvis følge rekkefølgen til underpunktene.  

CPSP bør også oppfylle best practice som beskrevet i Annex B i ISO 20916:2019.

​Erklæring om samsvar med regelverket (Statement of conformity)

Erklæringen skal utformes i samsvar med IVDR vedlegg XIV, kapittel I, avsnitt 4.1. Bruk gjerne vår mal. 

Dokumentet skal signeres av den juridiske eller fysiske personen med ansvar for framstillingen av utstyret beregnet på utprøving.

Dokumentasjon om utprøver og utprøvningssted 

Sponsor skal sende inn dokumentasjon om at utprøveren og utprøvingsstedet er i stand til å gjennomføre studien av klinisk ytelse i samsvar planen.  

Det skal sendes inn CV for hovedutprøver (Principal Investigator, PI) ved hvert utprøvingssted. 

Det skal sendes inn en attest fra den ansvarlige på studiestedet som bekrefter at studiestedet er egnet til å gjennomføre studien.

Bekreftelse på forsikring av forsøkspersonene 

Legg ved dokumentasjon som angir hvilken pasientskadeforsikring som gjelder for deltakerne i ytelsesstudien. 

Dette skal være en bekreftelse på at eventuelle skader som oppstår under ytelsesstudien vil være dekket av forsikringen. Det kan være en kopi av e-postkorrespondanse med Norsk pasientskadeerstatning (NPE), eller kopi av forsikringsbevis fra et forsikringsselskap. 

Pasientinformasjon og samtykkeskriv

Mal for informasjonsskriv og samtykke finnes på REK sine nettsider​. 

Informasjon om beskyttelse av personopplysninger

Følgende skal beskrives i CPSP eller i et separat dokument 

• ​De organisatoriske og tekniske tiltak som vil bli gjennomført for å unngå uautorisert tilgang til eller utlevering, spredning, endring eller tap av informasjon og personopplysninger som behandles.
• En beskrivelse av tiltak som vil bli gjennomført for å sikre fortrolig behandling av forsøkspersonenes journaler og personopplysninger. 
• En beskrivelse av tiltak som vil bli gjennomført ved brudd på datasikkerheten for å begrense mulige negative virkninger.​​

​Søknaden sendes på e-post til medisinsk.utstyr@legemiddelverket.no. Merk emnefeltet med «Søknad om ytelsesstudie», samt navn på sponsor og utstyret.  

Separat søknad sendes samtidig til REK (samme dag). Se informasjon om REK-søknad på deres nettsider. Dokumenter som skal til begge instanser skal være identiske. Ved oppdatering av dokumenter i etterkant er det sponsors ansvar å påse at både Legemiddelverket og REK har tilgang til de samme oppdaterte dokumentene.

​Legemiddelverkets saksbehandlingstid avhenger av om søknaden kun skal valideres, eller om den også skal igjennom en vurdering. Hva som gjelder for søknaden, avhenger av hvilken av kategoriene a til d ytelsesstudien havner inn under, samt om forsøkspersonen utsettes for vesentlig klinisk risiko ved prøvetaking: 

Søknader som kun skal valideres 

Hvis studien er i kategori a (kirurgisk invasiv prøvetaking gjøres bare for ytelsesstudiens skyld) og prøvetakingen er uten vesentlig klinisk risiko for forsøkspersonene vil Legemiddelverket gjøre en validering av søknaden. Studien kan starte når sponsor har fått beskjed om at søknaden er valid. Det er imidlertid en forutsetning at REK ikke har gitt en negativ uttalelse 

Søknaden er valid hvis: 

• søknaden er fullstendig, jf. dokumentasjonskravene i IVDR vedlegg XIV
• ytelsesstudien er søknadspliktig etter artikkel 58 i IVDR 

Sponsor vil få tilbakemelding på om søknaden er valid eller ikke innen 15 dager. Dersom søknaden er valid kan sponsor starte utprøvingen forutsatt at REK ikke har gitt en negativ uttalelse.  

Hvis søknaden ikke er valid, får sponsor 10 dager til å kommentere og/eller supplere søknaden. Sponsor kan få 20 ekstra dager ved behov til å fullføre søknaden. Deretter får sponsor en endelig tilbakemelding på valideringen innen 10 dager. Dersom søknaden fortsatt ikke er valid, blir søknaden avvist. Sponsor kan klage på avgjørelsen. 

Søknader som skal valideres og vurderes 

For følgende studier vil Legemiddelverket gjøre en vitenskapelig vurdering av søknaden: 

• Ytelsesstudier i kategori a (kirurgisk invasiv prøvetaking gjøres bare for studiens skyld) som innebærer vesentlig klinisk risiko ved prøvetaking 
  
• Ytelsesstudier i kategori b, c eller d (b: studier hvor testresultatene kan påvirke beslutninger om pasientbehandling og/eller brukes som veiledning for behandlingen; c: studier som innebærer andre invasive prosedyrer eller andre risikoer for forsøkspersonene; d: utstyret som undersøkes er et utstyr til behandlingsveiledende diagnostikk, bortsett fra studier som kun benytter restprøver).​
  

Først validerer vi søknaden etter de samme kriteriene og tidsfristene som beskrevet over. Deretter, dersom søknaden er valid, vil den vurderes etter kriteriene i artikkel 67 i IVDR. Søknaden vurderes også av REK. 

Sponsor får svar på søknaden 45 dager etter valideringsdatoen, det vil si datoen for valid søknad, med følgende unntak: 

• Dersom Legemiddelverket må etterspørre mer informasjon fra sponsor, da vil saksbehandlingstiden fryses den tiden vi venter på svar.  
• Dersom Legemiddelverket eller REK har behov for å konsultere eksterne eksperter vil saksbehandlingstiden kunne øke med 20 dager. Sponsor får da beskjed om dette.  

Studien kan starte når sponsor har mottatt en autorisasjon fra Legemiddelverket. Det er en forutsetning at det ikke foreligger en negativ uttalelse fra REK. Ved avslag på søknaden kan sponsor klage på avgjørelsen.​​​​​