Statens legemiddelverk, ved direktøren, er ansvarlig for vår behandling av personopplysninger.

Med personopplysninger menes alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. I denne erklæringen finner du informasjon du har krav på når vi samler inn personopplysninger om deg. Du finner også generell informasjon om hvordan vi behandler opplysningene og om dine rettigheter.

Kontakt oss

Statens legemiddelverk er en offentlig virksomhet og har opprettet et eget personvernombud. Personvernombudet kan hjelpe deg med å ivareta dine rettigheter når det gjelder behandling av dine personopplysninger hos oss.

E-post: personvern@legemiddelverket.no  
Postadresse: Postboks 240 Skøyen, 0213 Oslo

Merk at e-post ikke er en sikker kanal for innsendelse av opplysninger. Vi ber spesielt om at du ikke sender sensitive personopplysninger som fødselsnummer eller helseopplysninger til oss per e-post. Inntil videre ber vi deg sende dette som brev i posten.

Rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg har du rett til å få vite om det. Du har også rett til å be om innsyn i opplysningene, og til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger som vi ikke har adgang til å behandle blir rettet, supplert eller slettet. Vi har plikt til å besvare en forespørsel fra deg kostnadsfritt og senest innen én måned.
For å ivareta dine rettigheter, ber vi deg kontakte vårt personvernombud.

Behandling av personopplysninger i Statens legemiddelverk

Statens legemiddelverk behandler personopplysninger i ulike sammenhenger. Vi jobber kontinuerlig for å sikre at all behandlingen utføres på en forsvarlig måte og i samsvar med gjeldende personvernregler. Her følger en oversikt over i hvilke sammenhenger og systemer Statens legemiddelverk behandler personopplysninger.

Bivirkningsmeldinger

Statens legemiddelverk overvåker bivirkninger ved bruk av legemidler i Norge. Formålet er å gjøre bruken av legemidler tryggere og mer effektivt. Behandlingsgrunnlaget for oppgaven er gitt i kapittel 10 i legemiddelforskriften.

Leger og tannleger har plikt til å varsle Statens legemiddelverk hvis de har mistanke om at det er en sammenheng mellom en reaksjon hos en av sine pasienter og bruk av et legemiddel. Plikten gjelder dødelige eller livstruende bivirkninger, bivirkninger som har gitt varige alvorlige følger samt uventede eller nye bivirkninger (§10-11 i legemiddelforskriften).
Meldingen skal sendes til et regionalt legemiddelinformasjonssenter (RELIS). For vaksiner skal meldingen sendes til Folkehelseinstituttet. Hvis meldingen inneholder personopplysninger som navn, adresse og personnummer vil legen eller tannlegen be om pasientens samtykke før innsendelse.

Du kan selv melde inn bivirkninger for deg selv eller pårørende gjennom et skjema i Altinn. I tillegg til å beskrive bivirkningen og hvilket legemiddel det gjelder, blir du bedt om å oppgi fødselsdato, kjønn, initialer, bostedsfylke, vekt og høyde.

Meldingene fra helsepersonell og privatpersoner samles i den norske bivirkningsdatabasen VigiNor. Legemiddelverket er behandlingsansvarlig for VigiNor.

Data om bivirkninger fra VigiNor utveksles med databasen EudraVigilance hos European Medicines Agency i London. Herfra utveksles også data med Verdens helseorganisasjon (WHO).

Godkjenningsfritak

Alle legemidler som selges i Norge må ha norsk markedsføringstillatelse. Leger og tannleger kan gjennom sitt elektroniske system for pasientjournaler søke Legemiddelverket om fritak fra dette for å få skrive ut en resept til en av sine pasienter.

Søknadene blir behandlet i en egen database for godkjenningsfritak hos Legemiddelverket. Behandlingsgrunnlaget finnes i §2-5 i legemiddelforskriften. I søknaden oppgir legen eller tannlegen sitt eget navn, postadresse og ID-nummer. For pasienten oppgis kjønn, alder, resept-id, indikasjon, og en medisinsk begrunnelse for hvorfor et markedsført alternativ ikke kan benyttes. Resepten håndteres av et apotek.

Saksbehandling og arkiv

Statens Legemiddelverk behandler personopplysninger for å oppfylle virksomhetens lovpålagte oppgaver etter blant annet legemiddelloven, apotekloven, lov om medisinsk utstyr og forvaltningsloven.

Henvendelser som saksbehandles i Statens Legemiddelverk lagres elektronisk i vårt saksbehandlings- og arkivsystem Public 360°. Registrering, lagring og oppbevaring av saksdokumentene skjer i henhold til arkivloven. I Public 360° lagres ulike typer personopplysninger som navn, adresse, epostadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Relevante opplysninger og svar på henvendelser arkiveres også. Saksdokumentene kan inneholde sensitive personopplysninger, som for eksempel bivirkningsmeldinger.

Statens legemiddelverk er etter Offentleglova pålagt å publiserer vår offentlige postjournal på www.eInnsyn.no. Sensitive personopplysninger vil ikke vises, men personnavn kan bli brukt som avsender eller mottaker for et saksdokument. Disse personnavnene vil ikke være søkbare for henvendelser som er eldre enn ett år (iht. offentlegforskrifta).
Ved krav om innsyn etter offentlighetsloven og forvaltningsloven kan enkelte personopplysninger som navn og e-postadresse bli utlevert til den som ber om innsyn.

E-post og telefon

Statens legemiddelverk benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. legemiddelloven, apotekloven, lov om medisinsk utstyr og forvaltningsloven. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling arkiveres i Public 360°.

Legemiddelverkets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratredelse slettes e-postkontoen, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post ikke er sikret. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende oss helseopplysninger, fødselsnummer eller andre sensitive personopplysninger på e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer og tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Loggen er nødvendig for å tilby gode resepsjonstjenester, og for administrasjon og drift av systemet. Telefonnummer og tidsangivelse for de siste 200 samtalene lagres, deretter slettes de automatisk. I tillegg har ansatte en oversikt over sine anrop på egen telefon.

Nettsider

Statens legemiddelverk er ansvarlig for innhenting og bruk av opplysninger som gjøres i forbindelse med drift og vedlikehold av legemiddelverket.no og www.legemiddelsok.no. Det hentes ikke inn noen personopplysninger for brukere av disse nettsidene. Informasjonen som samles inn er anonym, og lagres på servere som driftes av Norsk Helsenett (NHN). Det er kun Statens legemiddelverk og NHN som har tilgang til disse opplysningene.

Nyhetsbrev

På legemiddelverket.no kan du abonnere på et generelt nyhetsbrev og et nyhetsbrev om legemiddelmangel og avregistreringer.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrevet må du registrere en e-postadresse. Vi ber også om at du oppgir et fornavn. Opplysningene som registreres benyttes kun til utsending av nyhetsbrev. Det er kun administratorer i Legemiddelverket som får tilgang til opplysningene. Du kan når som helst melde deg av tjenesten.

Lagring av besøksstatistikk

Legemiddelverket.no lagrer besøksstatistikk som viser hvor mye hvert enkelt område av nettsiden blir besøkt. Vi kan ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Eksempler på informasjon som lagres er antall besøkende på de ulike sidene, hvilke nettsteder de kommer fra, hvor lenge de er på nettsiden og hvilke nettlesere som brukes. Informasjonen som lagres brukes slik at nettsidens tilbud og innhold stadig kan bli bedre og videreutvikles.

Løsningen for besøksstatistikk er basert på Universal Analytics. Legemiddelverket.no bruker en mulighet i Universal Analytics for å anonymisere leserens IP-adresse slik at denne ikke lagres hos Google eller i legemiddelverket.no.

Hvis du likevel ikke ønsker at legemiddelverket.no skal samle inn anonyme data fra deg, så kan du melde deg av denne innsamlingen via Googles avmeldingstjeneste.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. De aller fleste nettsider benytter slike informasjonskapsler.
Legemiddelverket.no benytter informasjonskapsler til å bedre din brukeropplevelse og samle inn statistikk. Vi lagrer aldri informasjon som kan identifisere deg personlig.

«Fant du det du lette etter?»

Nederst i noen av artiklene på legemiddelverket.no kan du gi oss en tilbakemelding på om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Når du bruker denne funksjonen, lagrer vi ingen opplysninger om deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i databasen for webpubliseringssystemet.

Ikke send oss personopplysninger via denne tilbakemeldingsfunksjonen. Ønsker du å gi oss beskjed eller diskutere noe som angår din helse eller andre personlige forhold, tas kontakt på annen måte.

Sosiale medier

Statens legemiddelverk har egne sider/profiler på sosiale medier (Facebook, Twitter og LinkedIn). Vi har kun tilgang til den informasjonen som enkeltpersoner selv registrerer som offentlig i sosiale medier. Opplysningene kan slettes av den enkelte selv.

Besøk i lokalene til Statens legemiddelverk

Alle inn- og utpasseringer i bygget der Statens legemiddelverk holder til blir loggført elektronisk. Dette gjelder både for besøkende og ansatte. Loggen inneholder navn, tidspunkt, telefonnummer og (for ansatte) e-postadresse. Opplysningene slettes automatisk etter 90 dager.

Alle innganger i bygget der Statens legemiddelverk holder til 3 og utvendig rundt fasaden har kameraovervåkning. All video blir lagret i 1 uke, før opptaket blir slettet automatisk.

Opplysninger om jobbsøkere og ansatte

Statens legemiddelverk behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Opplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, kontonummer, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet registreres. Andre opplysninger er knyttet til arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeidet for den enkelte.

I tillegg registreres opplysninger som er nødvendige for administrasjon av inn- og utpasseringer i bygget, opplysninger om tilgangsrettigheter i IT-systemet og bruk av reisebyråtjenester for ansatte. Disse opplysningene hentes fra de ansatte selv. Utover dette hentes det jevnlig inn opplysninger fra Legemiddelverkets mobiltelefonoperatør om bruk av virksomhetens mobiltelefoner. Dette skjer etter samtykke fra den ansatte.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og publiseres på Legemiddelverkets nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden lagret. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal bevares og avleveres til Arkivverket.

Alle stillingssøknader blir lagret midlertidig i vår søkeportal Easycruit. Søkerlister og innstillinger bevares.

Våre databehandlere

Behandling av personopplysninger i Statens legemiddelverk utføres i all hovedsak av egne ansatte som er bundet av taushetsplikt etter Forvaltningsloven. Alle underleverandører som kan få tilgang til personopplysninger må signere en bindende taushetserklæring.
Særlige sikkerhetstiltak og rutiner er etablert for svært beskyttelsesverdig informasjon, som for eksempel helseopplysninger.

Statens legemiddelverk har inngått egne databehandleravtaler med alle underleverandører som behandler personopplysninger for oss. De mest sentrale underleverandørene vi har egen databehandleravtale med er:

  • 99x – generell drift av Legemiddelverkets IT-systemer, inkludert bruk av e-post
  • NetNordic – leverandør av tjenester innen mobiltelefoni og sentralbord
  • Tieto – utvikler av saks- og arkivsystemet 360°
  • Norsk helsenett (NHN) – leverandør av tjenester innen IT drift og vedlikehold og postmottak
  • Aris Global - utvikler av bivirkningsdatabasen Viginor
  • Iron Mountain – fjernarkiv for historisk papirarkiv for saksdokumenter
  • DFØ – leverandør av lønns- og regnskapssystemer og tjenester
  • Entra – drift og vedlikehold av lokalene i Grensevingen 26

Kun autorisert personale hos databehandlere skal ha tilgang til personopplysninger i våre systemer. Personer med tilgang er bundet av taushetsplikt.

Relevant lovgivning

  • Personvernforordningen: Gir regler om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger. Skal sikre ensartede regler i EU/EØS og fri utveksling av personopplysninger mellom EU/EØS-landene.
  • Personopplysningsloven med nasjonale tilpasninger til Personvernforordningen
  • Offentleglova: Inneholder bestemmelser for når et dokument er offentlig tilgjengelig, og når et dokument kan eller skal unntas offentlighet. Saksdokumentene til statlige virksomheter som Statens legemiddelverk er som hovedregel åpne for innsyn fra allmennheten
  • Forvaltningsloven: Regulerer saksbehandling og vedtak fattet av statlige og kommunale forvaltningsorganer. Inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet av en offentlig virksomhet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven: Inneholder regler for hvordan saksdokumenter skal journalføres og oppbevares.
  • Helseregisterloven: Inneholder regler for hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
  • Legemiddelloven: Inneholder de mest sentrale bestemmelsene om legemidler og andre varer til medisinsk bruk i Norge
  • Apotekloven: Loven skal sikre forsvarlig utlevering av legemidler til sluttbruker. Den skal medvirke til riktig legemiddelbruk i befolkningen og til god tilgjengelighet i alle deler av landet til legemidler og farmasøytiske tjenester som har god kvalitet og rimelig pris.
  • Lov om medisinsk utstyr: Regulerer produksjon, markedsføring, omsetning og bruk av medisinsk utstyr. Formålet er å forhindre skadevirkninger, uhell og ulykker, samt sikre at medisinsk utstyr utprøves og anvendes på en faglig og etisk forsvarlig måte.
     

Oppdatert: 13.08.2018

Publisert: 23.07.2018

​Fant du det du lette etter?