Tiltak ved kvalitetssvikt på legemidler

Kvalitetssvikt ved et legemiddel kan resultere i pasientskade eller feilbehandling. Dersom kvalitetssvikt oppdages, kan det være viktig å få stoppet videre salg og om nødvendig varsle helse- eller dyrehelsetjenesten og pasienter. Det kan dessuten være behov for å vurdere nytten av legemidlet opp mot risikoen ved bruk av et produkt med kvalitetssvikt og i noen tilfeller akseptere at legemidler forblir i forsyningskjeden til tross for kvalitetssvikt.

Eksempler på kvalitetssvikt er feil ved selve legemidlet, avvik fra godkjent markedsføringstillatelse (MT) som avvik fra spesifikasjonene, GMP svikt hos legemiddelsubstansprodusent eller legemiddelprodusent, feil merking, skade på emballasjen eller doseringsutstyr som kan påvirke bruk av legemidlet.

Definisjoner:

Med kvalitetssvikt menes her:

Alle batcher av ferdigproduserte legemidler som er frigitt av QP hvor det oppdages at legemidlenes kvalitet ikke er i overensstemmelse med markedsføringstillatelsen. For legemidler som ikke har markedsføringstillatelse i Norge, men som omsettes på godkjenningsfritak så menes at produktene ikke innehar forventet kvalitet, dette inkluderer at det ikke tilfredsstiller tilvirkers spesifikasjoner.

Med tilbakekalling menes her:

Alle batcher av ferdigproduserte legemidler som er frigitt av QP uavhengig av lagringssted som gjøres utilgjengelig for markedet midlertidig eller permanent. Dette inkluderer å plassere produktet i karantene (tidligere omtalt som salgsstopp) og eventuell retur til MT-innehaver, grossist eller tilvirker.

Meldeplikt overfor Direktoratet for medisinske produkter

DMP skal ha informasjon om meldinger som sendes mellom aktører i legemiddeldistribusjonskjeden vedrørende forhold, konstaterte eller mistenkte, som kan resultere i tilbakekalling eller på annen måte representerer en kvalitetssvikt som kan utgjøre en risiko eller ulempe for sluttbrukeren av et legemiddel. DMP ønsker også en kort redegjørelse for årsakene til det observerte problemet, i den utstrekning årsaken er kjent eller antatt kjent.

Rapporteringen til DMP skal være skriftlig, eventuelt supplert av andre kontaktformer dersom situasjonen tilsier det.

Betegnelsen «legemiddeldistribusjonskjeden» omfatter i denne sammenheng handlinger etter produsentens frigivning av legemiddelet for salg (Qualified Person release) og frem til legemidlet er utlevert til sluttbruker.

Meldeplikt om kvalitetssvikt omfatter ikke forhold knyttet til virkestoffets eller legemiddelets farmakologiske eller toksikologiske egenskaper; pålegget om å melde kvalitetssvikt er ikke ment å omfatte bivirkningsrapportering eller manglende effekt for de fleste legemidler («safety» og «efficacy»). Les mer om rapportering av bivirkninger.

Håndtering og rapportering i forbindelse med observert manglende effekt av et legemiddel er beskrevet i GVP modul VI.

Den som importerer legemidler til Norge, ofte ansvarlig MT-innehaver, skal ha et system for å ta imot meldinger om kvalitetssvikt som de får fra inn- og utland. For meldinger som kan påvirke legemidler på det norske markedet eller påvirket leveringssituasjonen til Norge så skal DMP informeres.

Grossister og apotek som får mistanke om kvalitetssvikt (med de begrensinger som er beskrevet ovenfor) på et legemiddel skal kontakte MT-innehaver og DMP. Dersom produktet omsettes på godkjenningsfritak så kontaktes leverandør av legemidlet og DMP.

Norske tilvirkere som blir kjent med kvalitetssvikt for et av sine legemidler (herunder API og intermediater) skal sikre at DMP er kjent med saken uavhengig om legemiddelet er tiltenkte det norske eller utenlandske markedet.

Ved behov for å melde alvorlige kvalitetssviktsaker som haster utenom DMPs åpningstid, kan man ringe telefon 992 89 679 (direktør DMP).

Ved behov for å ringe i DMPs åpningstid benyttes telefonnummer til sentralbord 22 89 77 00, som vil sette over til vakthavende saksbehandler. Også ved telefonkontakt skal informasjon oversendes skriftlig.

I samtlige tilfeller nevnt over skal melding sendes til e-post: rapidalert@dmp.no

Melderutiner

MT-innehaver er ansvarlig for å informere alle sine kunder dersom en eller flere batcher med legemidler skal tilbakekalles. Dersom det anses som nødvendig at tilbakekallingen også gjelder apotek, så er MT-innehaver ansvarlig for at dette skjer.

Dersom grossisten varsles fra MT-innehaver, tilvirker, annen grossist eller myndigheter om at et vareparti skal tilbakekalles, skal grossisten umiddelbart sette legemidlene i karantene og informere andre grossister som de har solgt legemidlene til, og forsikre seg om at meldingen om tilbakekalling har nådd frem til kjøperen. Dersom det anses som nødvendig at tilbakekallingen også gjelder apotek, så skal grossisten forsikre seg om at melding om tilbakekallingen når ut til apotek og andre detaljister som de har solgt legemidlene til.

Kvalitetssvikt som ansees som så alvorlig at brukere må varsles via massemedia, skal iverksettes av MT-innehaver i samråd med DMP.

Meldingen til berørte kunder skal inneholde:

• Varenummer

• Handelsnavn

• Legemiddelform

• Styrke

• Batchnummer

• Partiets størrelse

• Beskrivelse av kvalitetssvikten

• Hvordan og hvor kvalitetssvikten ble oppdaget

• Konsekvenser/faremomenter

• Klassifisering av kvalitetssvikten

• Hvor omfattende tilbaketrekningen skal være - hvilke ledd i distribusjonskjeden som skal involveres

Meldingen skal være utformet slik at mottaker ved behov kan sende den i sin helhet videre til sine kunder (apotek/detaljist) for å unngå tidstap. Meldingen skal være tydelig merket «Kvalitetssvikt». DMP skal motta kopi av alle meldinger om tilbakekalling av legemidler.

I Norge ivaretas vanligvis videre varsling overfor apotek av de tre store legemiddelgrossistene gjennom avtaler med virksomheten som har ansvaret for innførselen av legemidlet.

Virksomheter som selv distribuerer legemidler til apotek og ikke via de tre store apotekgrossistene, eller ikke har inngått avtale med disse om melding om tilbakekalling fra apotek, må selv sørge for system for varsling og tilbakekalling. Det samme gjelder også for virksomheter som selger legemidler i butikk, LUA-utsalg. (LUA = legemidler utenom apotek.)

MT-innehavere og tilvirkere skal informere DMP per e-post om kvalitetssvikt fortrinnsvis i forkant eller senest samtidig som informasjon sendes til relevante grossister.

MT-innehavere og tilvirkere for sentralt godkjente legemidler i EMA, hvor kvalitetssvikt også skal meldes til EMA, kan benytte samme skjema ved informasjon til DMP.

Tilvirkere er ansvarlige for å sikre at alle deres kunder mottar melding dersom det er kvalitetssvikt på leverte legemidler. Tilvirker må forsikre seg om at myndighetene i de land hvor legemidlene er tenkt omsatt i blir informert

DMP skal ha kopi av eventuell melding om å iverksette tilbakekalling.

I samtlige tilfeller nevnt over skal melding sendes til e-post:

rapidalert@dmp.no

Meldeskjema

Oppfølging av kvalitetssvikt og tilbakekalling

Dersom legemidlet tilbakekalles slik som beskrevet ovenfor, skal DMP i etterkant motta en rapport fra MT-innehaver/tilvirker/grossist om årsakene til kvalitetssvikten og hvilke forebyggende og korrigerende tiltak som melderen har planlagt eller gjennomført for å hindre gjentagelse.

Rapporten skal også inneholde et regnskap over tilbakekalte produkter og være mottatt av DMP innen en måned etter at kvalitetssvikten ble meldt.

DMPs rolle

DMP påser at nødvendige tiltak for å stanse omsetning mv iverksettes og bistår når det er aktuelt å varsle publikum gjennom media. Om nødvendig fatter DMP vedtak om tilbakekalling.

Krav til interne rutiner hos grossist og MT-innehaver, inkludert klassifisering av kvalitetssvikt

Grossisten skal behandle alle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt som grossisten mottar og som berører legemidler som grossisten har innført til Norge. Det gjelder uansett om legemidlet har markedsføringstillatelse eller ikke. Meldingene kan komme fra tilvirker, andre grossister, pasienter, leger, DMP eller andre som melder mistenkt eller påvist kvalitetssvikt til grossisten.

Meldingene skal behandles av en person som er utpekt av ledelsen hos grossisten. Ansvaret skal være nedfelt i stillingsinstruks og vedkommende skal ha en fast stedfortreder slik at det alltid (24 timer) er noen hos grossisten som kan behandle meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt. Det skal være etablert en skriftlig prosedyre for registrering og behandling av meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt ved legemidler. Meldingen skal videreformidles til tilvirker/innehaver av markedsføringstillatelsen (MT-innehaver). Om nødvendig innhentes utfyllende opplysninger fra klageren om bakgrunnen for henvendelsen.

Veiledning til MT-innehaver/tilvirker/grossist for å klassifisere kvalitetssvikten:

Klassifisering av risiko	Klasse 1: Potensielt livstruende eller kan utgjøre enalvorlig helserisiko	Klasse 2: Kan forårsakesykdom/skade ellerfeilbehandling	Klasse 3: Sannsynligvis ingenskadelige virkningerfor pasient
Aksjon	Tilbakekalling fra alle ledd i distribusjonskjeden inkludert sluttbruker (publikum og helsetjeneste)	Alternativ 1:Tilbakekalling fra alle ledd i distribusjonskjeden inkludert sluttbruker (publikum og helse-tjeneste)Alternativ 2:Tilbakekalling fra alle distribusjonsledd med unntak av sluttbruker	Alternativ 1: Tilbakekalling fra alle distribusjonsledd med unntak av sluttbruker Alternativ 2: Tilbakekalling fra en begrenset del av distribusjonskjeden, f.eks. grossist Alternativ 3: Ingen aksjon nødvendig
Tidskrav	Tilbakekalling straks - uten opphold	Varsel om tilbakekalling skal være mottatt av alle aktuelle ledd i kjeden innen 24 timer	Varsel om tilbakekalling skal være mottatt av alle aktuelle ledd i kjeden innen 2 virkedager

Batchspesifikke endringer

I noen unntakstilfeller kan det være nødvendig og ønskelig for MT innehaver å søke om batchspesifikke endringer når produserte, ikke QP-frislupne enkeltbatcher avviker fra godkjente MT-søknad, for eksempel ved produksjonsproblemer og det er ønskelig å beholde disse på markedet (og eventuelt selge disse). For mer informasjon, se søknad om batchspesifikke endringer.

Melding av andre avvik

Følgende avvik skal også meldes DMP via rapidalert@dmp.no:

• Kvalitetssvikt ved apotekfremstilte legemidler skal alltid meldes direkte til Direktoratet for medisinske produkter, se veiledning for avvik ved apotektilvirkning.

• Informasjon om mistenkte og bekreftede forfalskninger av legemidler på det norske markedet eller tilvirket av norsk produsent beregnet for andre markeder.

• Informasjon om legemidler som er stjålet ved transport, innbrudd eller ran fra grossist, MT-innehaver eller tilvirker.

• Større mengder svinn av narkotika fra grossister, MT-innehavere og tilvirkere i henhold til Narkotikaforskriften § 15.

DMP deltar i et internasjonalt samarbeid hvor myndighetene gjensidig har ansvar for å varsle hverandre om forhold der det er risiko for å introdusere legemidler med ukjent historikk, f. eks stjålne legemidler tilbake i legal legemiddeldistribusjonskjede. Slike legemidler blir per definisjon omtalt som falske legemidler.

Europeisk samarbeid

Som del av EØS-samarbeidet har Norge de samme forpliktelser som EU-land til å varsle hverandre om kvalitetssvikt på legemidler. En alvorlig kvalitetssvikt oppdaget i et annet EØS-land vil derfor raskt bli formidlet til DMP og omvendt. Slike meldesystemer er etablert for en rekke varegrupper innenfor EØS-området på grunn av prinsippet om fri flyt av varer. Meldesystemet for legemidler omfatter også land utenfor EØS-området (PIC/S og land med MRA-avtale).

Kontroll av tilbakekallingsrutinen (mock recall)

DMP forventer at tilbakekallingsrutinen kontrolleres årlig.

Testen bør som minimum inkludere følgende:

• Gjennomgang av egen prosedyre/SOP
• Gjennomgang av DMPs informasjon om tiltak ved kvalitetssvikt på legemidler​
• Sjekk av at egne interne kommunikasjonsrutiner gir ønsket respons
• Sjekk av at kontaktinformasjonen til eksterne samarbeidspartnere er oppdatert og fungerer
• Sjekk av at man ved et tenkt scenario for tilbakekalling klarer å spore alle berørte produkter og/eller batcher 

Det skal utarbeides en rapport med konklusjon og som beskriver nødvendige endringer eller forslag til forbedringer. 

Når man har sjekket DMPs kontaktinformasjon på nettsiden om tiltak ved kvalitetssvikt på legemidler, så er det ikke nødvendig å sjekke at det oppnås kontakt på oppgitt telefonnummer eller e-postadresse. Man skal hverken ringe eller sende e-post til DMP for slik verifisering under kontroll av tilbakekallingsrutinen.

Rapporten fra kontroll av tilbakekallingsrutinen, arkiveres av virksomheten og skal kunne framvises ved tilsyn.

Melding fra pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell

Hvis pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell oppdager en feil eller avvik ved et legemiddel kan det være nyttig å kjenne til hvordan man reklamerer på legemidlet. Man skal da i første omgang henvende seg til nærmeste apotek eller butikk hvor man kjøpte legemidlet ettersom de er forpliktet til å ta imot klagen.

Eksempler på feil som kan føre til reklamasjon:

• ødelagt legemiddel (for eksempel knekte tabletter, kapsler med hull m.m.)

• feil utseende, farge, lukt, smak eller konsistens for legemidlet

• brutt indre emballasje

• utfelling i et flytende legemiddel

• feil på tekniske komponenter (for eksempel sprøytemunnstykker, sprøyter, applikatorer)

• feilaktig tekst på emballasje eller pakningsvedlegg

Butikker som selger legemidler utenfor apotek (LUA) skal føre oversikt over reklamasjoner på legemidler de har solgt. Reklamasjoner skal undersøkes, og mulige feil og kvalitetsmangler skal rapporteres til grossist, importør eller produsent.

Apotek skal føre oversikt over reklamasjoner på legemidler som apoteket har utlevert. Reklamasjoner skal undersøkes og ved feil eller kvalitetsmangler skal melding gis til legemidlets importør eller produsent.

Som pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell kan man også kontakte importør direkte, som oftest er dette firmaet som har markedsføringstillatelse (MT) i Norge. Kontaktinformasjon til MT-innehaver er vanligvis oppgitt på pakningsvedlegget for legemidlet.

Ved reklamasjon må man alltid oppgi nøyaktig produktnavn (inkludert styrkeangivelse, pakningsstørrelse, batch eller lot-nummer), hvor legemidlet ble kjøpt og beskrive den aktuelle feilen. Ofte vil det være relevant å sende med den aktuelle pakningen, slik at MT-innehaver kan videresende den til tilvirkeren for utredning. Når klagen er utredet er det forventet at produsent eller MT-innehaver gir en tilbakemelding via distribusjonskjeden, eventuelt rett til den som har klaget. Hvis MT-innehaver avdekker en kvalitetssvikt ved legemidlet, har de meldeplikt til DMP.

Hvis pasient, lege, veterinær eller annet helsepersonell har kontaktet apotek, grossist, MT-innehaver eller produsent og ikke fått respons på reklamasjonen, kan man kontakte DMP. DMP vil følge opp saken hvis kvalitetssvikten vurderes å være meldepliktig.

Mer informasjon

Oversendelsesbrev til Rundskriv 11/2001 Rapportering av kvalitetssvikt i legemiddeldistribusjonskjeden

Dette rundskrivet erstatter Helsetilsynets rundskriv IK-2/99 «Rapportering av salgsstopp, tilbaketrekninger mm». Med unntak av adresser og telefonnummer videreføres i stor grad innholdet i det tidligere rundskrivet.

Direktoratet for medisinske produkter ønsker, som et ledd i etatens tilsynsvirksomhet, tilbakemeldinger om kvalitetssvikt i distribusjonskjeden for legemidler. Under henvisning til nedenstående utdypning av tiltaket, samt hjemmelsgrunnlag, fastsettes derfor følgende:

Enhver melding som sendes mellom aktører i legemiddeldistribusjonskjeden, som vedrører forhold, konstaterte eller mistenkte, som kan resultere i salgsstopp, tilbaketrekninger eller på annen måte representerer en kvalitetssvikt som ukorrigert ville kunne utgjøre en utilsiktet risiko eller ulempe for sluttbrukeren av et legemiddel, skal gjøres kjent for Direktoratet for medisinske produkter.

Rapporteringen til DMP skal være skriftlig, for eksempel ved kopi av utsendte meldinger. Kravet til skriftlighet er ikke til hinder for at man i tillegg benytter andre kontaktformer dersom situasjonen tilsier det.

Betegnelsen «legemiddeldistribusjonskjeden» skal i denne sammenheng avgrenses slik at handlinger som skjer fram til og med produsentens frigivning av legemiddelet for salg (qualified person release) og handlinger som skjer etter at legemiddelet er utlevert til sluttbruker, betraktes å falle utenfor legemiddeldistribusjonskjeden.

Betegnelsen «forhold, konstaterte eller mistenkte, som kan resultere i salgsstopp, tilbaketrekninger eller på annen måte representerer en utilsiktet risiko eller ulempe for sluttbrukeren av et legemiddel» skal i denne sammenheng ikke innbefatte forhold knyttet til virkestoffets eller legemiddelets farmakologiske eller toksikologiske egenskaper; pålegget er således ikke ment å omfatte bivirkningsrapportering mm («safety» og «efficacy» omfattes ikke).

Det bemerkes at meldingens avsender og mottaker, om den sendes fremover, bakover eller sideveis i distribusjonskjeden, om den er skriftlig eller formidles på annen måte aktørene imellom, er uvesentlig. Alle relevante meldinger skal gjøres kjent for DMP; i vurderingen av hva som er relevant bør det imidlertid tas hensyn til om problemet kan være systemrelatert eller er et hendelig uhell. I den utstrekning de underliggende årsaker til det observerte problem er kjent eller antatt kjent, ber vi også om en kort redegjørelse for årsakene.

Som eksempel kan nevnes at glassflasker som er sprukne på grunn av (antatt) frost under transport, skal rapporteres (mangelfull kontroll med transportbetingelsene), mens glassflasker som er knust fordi kartongen falt i bakken under avlessing (hendelig uhell), ikke skal rapporteres, til tross for at begge hendelser formodentlig vil føre til en reklamasjon.

Dette rundskrivet berører ikke aktørenes øvrige rapporteringsplikt overfor Direktoratet for medisinske produkter.

Melding om kvalitetssvikt i legemiddeldistribusjonskjeden kan om ønskelig gis på vedlagt skjema.

Hjemmelsgrunnlag

Vi vil henlede oppmerksomheten på følgende bestemmelser:

Forskrift av 30. juni 1995 om tilvirkning og innførsel av legemidler §§ 20 og 22.

Forskrift av 21. desember 1993 om grossistvirksomhet med legemidler §§ 9 og 17a.

Med vennlig hilsen

DIREKTORATET FOR MEDISINSKE PRODUKTER

Gro Ramsten Wesenberg

Vedlegg:

Skjema for melding om kvalitetssvikt i legemiddeldistribusjonskjeden

Sendt til:

Legemiddelfabrikanter og representanter

Aqua Teknikk AS

Bransjerådet for naturmidler

Cederroth A/S

Erling Haug AS

Europharma AS

Ewos AS

Felleskatalogens Redaksjon

Hede Nielsen AS

Holtung AS

Hydro Chemicals Norge A/S

Institutt for farmakoterapi

Institutt for energiteknikk

Legemiddelindustriforeningen

Legemiddelparallellimportørforeningen

Legemiddelgrossistforeningen

Mezina A/S

Narvesen ASA

Nasjonalbiblioteket i Rana

NaturGros AS

Norges Apotekerforening

Norges Farmaceutiske Forening

Norges Naturmedisin Sentral AS

Norsk Medisinaldepot AS

Novo Nordisk Scandinavia AS

Octapharma AS

Pharma Nord Norge AS

PhotoCure ASA

Santé Eckhoff

Sosial- og helsedepartementet

Statens dyrehelsetilsyn

Statens helsetilsyn

Statens institutt for folkehelse

Sunkost AS

Tamro Distribution AS

Validus Engros AS

VESO AS

 

Veiledning for importører, grossister og tilvirkere ved kvalitetssvikt på legemidler (PDF)